Empétrojky nejsou všechno
Pokud se jedná o přenášení a sdílení dat (včetně jejich (po)užívání), dělím tato do několika skupin:
1. Data archivní, objemná, v podstatě online způsobem nepřenositelná (nekonečný multimediální archiv mnou zakoupených CD a DVD disků, fotografií, videí apod. Čítá stovky gigabajtů (např. soubory WMA, MP3, WAV, FLAC a MPEG-2)). Tato data používám zřídka, dle času, nálady. Patří na externí vysokokapacitní pevné disky, popřípadě disky DVD a Blu-ray. Pokud bych se tento typ dat rozhodl uložit online, tedy na vzdálený server, využil bych osvědčeného FTP serveru (třeba u svého poskytovatele internetového připojení).
2. Data operativní, do celkového objemu 1-2 GB, data, která jsem schopen při stávajících technologiích (v první řadě jde o rychlost uploadu) online přenášet. Jedná se o pracovní dokumenty (excelovské tabulky, textové dokumenty, prezentace, obrázky a fotografie, PDF dokumenty, nebo například MP3 nahrávky marketingového charakteru), ale také osobní data (fotky z poslední doby, videa z akci, koncertů, studijní práce a materiály, osobní finanční rozpočet apod.). Tato data potřebuji (chci!) mít neustále po ruce, na dosah, chci je odesílat kolegům, revidovat je s nimi, pracovat na nich, nebo, jde-li o data osobní, odeslat je známým, podělit se s rodinou atp.
Pokud se shodneme na tom, že data lze obecně takto rozdělit, pak vyvstává otázka, jak a na čem data z druhé skupiny (tedy data operativní) přenášet, sdílet je, verzovat, ale také eliminovat riziko jejich ztráty a poškození. Nabízí se několik řešení.
Data vždy, všude a pokud možno ihned
A. CD/DVD disk. Děkuji, nechci. Neustálé vypalování dat na CD/DVD, tvorba tzv. multisession, dopalování a podobně je dnes již otravné, složité a nepohodlné. Pro hnidopichy: ne, ani "živé", tzv. LIVE vypalování ve Windows Vista mě nepřesvědčí. Navíc přenášení CD/DVD kotoučům nesvědčí, data jsou vystavena externím vlivům, které mají přímý dopad na jejich poškození.
B. Malý externí disk. Lepší, ale přesto (pro mě) neschůdné. Při odchodu do práce myslím na klíče, mobil a peněženku. Další "věc" již s sebou (neustále) tahat nechci. A někdy ani nemohu, nebo to situace nedovoluje.
C. Flash disk. Ještě lepší než v případě B., v podstatě dostačující, ovšem nikoli maximálně elegantní. Používat USB klíčenku na všechna operativní data znamená, že se bez tohoto hardwaru nehnu. Pokud flash disk zapomenu, nepracuji. Pokud flash ztratím, vystavuji se riziku (pokud nejsou data zabezpečená), že se k nim dostane osoba, která jich může jakkoli zneužít.
D. Pevný disk v notebooku. Fajn řešení; ovšem co dělat v případě, kdy notebook odmítne poslušnost, zničí se pevný disk, dojde k jeho odcizení, nebo se prostě naskytne situace, kdy prostě notebook nemám u sebe, resp. mám k dispozici jiný notebook (například půjčený, nebo osobní a nikoli pracovní) nebo počítač (v internetové kavárně, u kolegů na pobočce, v zahraničí apod.). A nebo, a to je situace velmi častá a obvyklá: co když prostě pracuji na několika počítačích současně?
Funkční, ale suché, nemastné a neslané
Definitivně nejlepším řešením z pohledu bezpečnosti, zálohování a dostupnosti je kombinace výše uvedených (B., C. a D.) řešení. Shodneme se? Věřím, že ano. Avšak: Eleganci tomuto stylu práce a nakládání s daty a dokumenty dodává až internet a jednoduchá synchronizace. Kořením tak může být online zálohování, sdílení, synchronizace a (doposud nevyřčené) verzování jednotlivých dokumentů. A může jít o texty, tabulky, hudbu, video, grafiku, o cokoli.
E. Online služba. Jako základ pro nakládání a manipulaci s operativními daty beru online službu (tedy řešení E.) se všemi vlastnostmi a možnostmi, které si jen dovedete představit. A ejhle: po nekonečném hledání a zkoušení je takováto služba na světě: Dropbox. A když tvrdím "jako základ", pak stejným dechem dodávám: Dropbox v kombinaci s USB klíčenkou. Podívejte se, jak krásně je možné vystavět online kancelář spolu se všemi výhodami (ale i neduhy) notebooku, internetu a flash disku.
Dropbox: spolehlivé a elegantní řešení
Služba Dropbox přináší mnohem více, než (dnes) standardní řešení typu Mozy.com (skvělé, avšak "pouze" zálohování na vzdálený server), Box.net (pouze vzdálené pasivní úložiště dat) nebo Windows Live Foldershare (synchronizace pouze mezi počítači, nikoli záloha na vzdáleném serveru). Dropbox.com v sobě snoubí všechny dobré a podstatné vlastnosti, které by podle mého názoru měly tvořit plnotučný základ správného nakládání s operativními daty: Automaticky udržuje přesnou kopii vámi zvolených lokálních složek na vzdáleném serveru. Podporuje verzování dokumentů, tedy udržuje všechny stavy jednoho dokumentu upravovaného v různých časech a z různých míst. 
Podporuje sdílení souborů i jejich veřejné vystavení na internetu s unikátní URL adresou. Automaticky (a také dynamicky) vytváří webové fotogalerie z příslušných adresářů. Celá tato legrace je přístupná jednak z webového rozhraní, jednak prostřednictvím Průzkumníka Windows na vašich počítačéch. Druhá možnost vyžaduje nainstalovaného malého klienta, který existuje ve verzi jak pro Windows, tak pro Mac OS. Pracuje se na verzi pro Linux, konkrétně tuším Ubuntu. Alfa verze k nahlédnutí zde. Skvělé multiplatformní řešení, co myslíte.
Jak ovládnout Dropbox
Celá služba je vymyšlena velmi fikaně. Po velmi rychlé instalaci malého klienta a vytvoření účtu se ve složce Dokumenty (popisuji pouze verzi ve Windows, na Mac OS je však logicky podobná) objeví složka My Dropbox. Veškerý obsah v této složce (samozřejmě jsou podporovány i podsložky) je automaticky nahráván a aktualizován na vzdálený server. Jak rychlý upload máte k dispozici, tak rychle budou vaše data na serveru. Vlastně není to úplně tak pravda: Dropbox využívá pouze a pro jistotu pouze 70 % propustnosti linky. Šlechetné pro jiná odchozí data z počítače.
Mezi dvě předem připravené podsložky v My Dropbox patří složka Photos a Public. Složka Photos slouží (jak nečekané) pro ukládání fotografií, z nichž se automaticky tvoří webové fotogalerie. Co složka v Photos, to jedna webová galerie s unikátní adresou. Pokud tuto adresu zveřejníte, kdokoli se bude moci na fotografie podívat. Příklad automaticky vytvořené galerie jsem vystavil například zde. Složka Public by měla obsahovat jen ta data, která chcete sdílet s přáteli, rodinou, kolegy z práce. Každá z položek má vlastní unikátní adresu (zveřejníte-li ji, bude si dokument moci zobrazit každý, kdo se k URL adrese dostane), stejně tak je možné poslat pozvání ke sdílení celé složky. Pro ilustraci s vámi sdílím dokument Wordu 2007, prezentaci PowerPointu 2007 a tajný textový soubor. Skvělé!
Ostatní, vámi vytvořené složky a soubory mimo složku Public, nejsou implicitně viditelné pro nikoho. Tyto soubory jsou pouze (a vždy) přeneseny na vzdálený server a přístupné pouze vám z počítačů, které jsou svázány s vašim účtem, resp. přes webové rozhraní, které je chráněno heslem. Všechny soubory na vzdáleném serveru jsou samozřejmě šifrovány.
Logika synchronizace mezi dvěma notebooky
Příklad datové mobility s Dropbox popíši prakticky. Včera odpoledne jsem se rozhodl připravit si pro psaní této recenze několik obrázků a základní dokument s fakty o Dropbox. Na pracovní počítač jsem tedy nainstaloval klienta Dropbox. Do mnou vytvořené složky s názvem Pracovní (jde o podsložku hlavní složky My Dropbox) jsem nahrál všechny potřebné sesbírané informace o Dropbox (html, doc, txt) a samozřejmě i zmíněné obrázky. 
Všechen tento materiál se automaticky nahrál také na vzdálený server. Odchod z práce dnes nedoprovázelo zaklapnutí pracovního notebooku. Nechal jsem ho na stole. Po příchodu domů jsem zapnul domácí počítač, přihlásil se prostřednictvím www.getdopbox.com ke svému účtu a přes webové rozhraní viděl všechny dříve uložené soubory na serveru. 
Protože si na domácím počítači mohu dovolit instalovat co chci (a také beru tento stroj za bezpečný, například oproti internet-kavárenskému stroji), přešel jsem ve webovém rozhraní na položku Account a pomocí stejné instalace malého klienta Dropbox spojil domácí počítač s mým účtem v Dropbox. Ve složce Dokumenty se (opravdu nečekaně) vytvořila složka My Dropbox a do této se automaticky stáhl (downloadoval) veškerý obsah ze vzdáleného serveru. Vida: vše potřebné pro práci mám k dispozici. Žádný flash disk, žádné CD nebo DVD. 
Pokud bych chtěl na recenzi pracovat na veřejném počítači, využil bych jednoznačně pouze webového rozhraní. Potřebný dokument bych stáhnul na lokál, upravil jej a opět pomocí webového rozhraní nahrál zpět na server. Všechny tyto a jiné změny se automaticky provedou na všech počítačích svázaných s inkriminovaným účtem. Stačí počítač pouze zapnout a připojit k internetu. Malá ikona v systémové liště vždy nabídne aktuální stav o stahování aktuálních souborů na server a ze serveru.
Verzování a odpadkový koš
Mohutnou zbraní služby Dropbox je tzv. verzování. Pokud na počítači A vytvořím dokument a uložím ho, automaticky se nahraje na server. Pokud tento dokument já, nebo kdokoli jiný upraví na jiném počítači a uloží ho, nepřepíše jej, ale uloží pouze jeho novou verzi. K jednotlivým verzím je možné přistupovat přes webové rozhraní.
Stejný postup je možné využít i v případě, kdy někdo, resp. vy sami omylem smažete některý dokumentů. Každá šložka i podsložka má vlastní odpadkový koš, který je perfektním záchranným kruhem při neopatrnosti, resp. nešikovnosti.
Tyto a další funkce služby Dropbox vám ozřejmí video, které naleznete přímo na úvodní stránce www.getdropbox.com.
Služba Dropbox je prozatím pouze pro ty, kteří se podílejí na testování, resp. pro ty, kteří mají pozvánku. Několik jich ještě mám. Bude-li tedy kdokoli chtít, přihlašte se v komentářích níže. Pravidlo přenášení pozvání je stejné, jako kdysi bylo v případě Gmail.com. Kdo obdrží pozvánku a zaregistruje se, bude sám moci rozdat pozvánek deset. Prosím tedy ty z vás, na které se ode mě dostane, aby nebyli skoupí a poskytli pozvánky dalším. Díky za to.
Palec: Nahoru!
Službu Dropbox hodnotím velmi, velmi pozitivně. V základu (zdarma) jsem dostal 2 GB volného prostoru, vzdálený server je velmi rychlý jak pro upload, tak pro dowload. Manipulace a přenosy souborů jsou velmi rychlé. Dropbox se chlubí takovými možnostmi, které pohromadě jinde nenajdete. Podpora šifrování a jednoduchá integrace do systému i do kontextových nabídek vyvolaných pravým tlačítkem myši (ve Windows)... co víc si vlastně přát? V mnou avizované kombinaci s USB klíčenkou (tam mám tvrdou zálohu, kterou aktualizuji každý pátek večer) jsem naprosto spokojen. Dejte mi vědět v komentářích níže, jak to s Dropbox (a vlastně i podobnými službami) vidíte vy. Podrobnosti a technické detaily naleznete v často kladených otázkách (anglicky).
ČLÁNKY DO MAILU