Evernote: profesionální organizér informací

Evernote: o čem je a jak pracuje?

Služba Evernote v podstatě pořizuje, třídí a uchovává data/poznámky, jejichž původ je vesměs z internetu (přesněji webu), fotoaparátu, hlasové nahrávky, nebo z vaší hlavy (poznámku prostě sami napíšete). Umí toho podstatně víc, ale pro účely popsání a pochopení možností služby Evernote tento výčet stačí.

Předpokládejme, že již máte vytvořen vlastní účet na Evernote.com. Data do Evernote je možné vkládat pomocí internetového prohlížeče přes jednoduchý bookmarklet (více zde), pomocí klasického klienta (asi 50 MB, podpora angličtiny, francouzštiny, němčiny a ruštiny), tedy nainstaloveného programu do počítače s Windows, Mac OS, ale také do mobilních zařízení s Windows Mobile, resp. Apple iPhone (více zde).

Veškerá data se uloží na server Evernote. Ke všem vašim datům můžete přistupovat přes všechny výše uvedené možnosti. Tedy: pokud čímkoli data, poznámky, webové výstřižky tvořím, také tímto nástrojem data prohlížím, řadím, filtruji, stítkuji apod. V případě použití klienta, standardní aplikace, kterou jste si nainstalovali na počítač, dojde vždy po jejím zapnutí k synchronizaci obsahu serveru Evernote do offline kopie na lokální disk. Jakkoli sesbírané poznámky tak máte kdykoli s sebou.

Jakoukoli změnu s jakoukoli poznámkou provedete, odrazí se to ve všech offline kopiích (pracovní PC, notebook, domácí PC, PC na chalupě), změny také (a jak jinak) uvidíte i v zařízeních mobilních. Prostředí Evernote na webu a v klientovi je nápadně.. ehm stejné.



Poznámka: klienta Evernote doporučuji nainstalovat v každém případě: jednak vybaví Internet Explorer, Firefox, Thunderbird nebo Flock doplňkem (tzv. Web Clipper Extension) pro pohodlnou tvorbu výstřižků, na druhé straně vládne krásnými funkcemi pro pohodlnou práci s již existujícími poznámkami v Evernote. O klientovi samotném později (verze pro Mac OS, verze pro Windows). 

Nyní doporučuji přestat číst a podívat se na instruktážní video, které vám o základních funkcích poví vše. Tedy za čtyři a půl minuty na shledanou.

Je libo příklad použití

Procházíte webové stránky s technikou a najednou uvidíte fotoaparát, který byste možná chtěli, ale nemáte teď moc času zkoumat jeho parametry. V prohlížeči označíte obrázek, doplňkový text, cenu, cokoli. Poté klepnete na tlačítko Add to Evernote, které vyvolá vyskakovací okno s parametry výstřižku, který jste právě provedli. Je možné jej pojmenovat, přiřadit mu štítek (ang. tag) a uložit do příslušné složky (ang. notebook).

Od této chvíle je vše, co jste si potřebovali zapamatovat, bezchybně uloženo ve sloní hlavě (viz logo Evernote). Potřebujete se k vaším poznámkám dostat? Není problém: jakékoli z podporovaných zařízení vám ihned (v závislosti na rychlosti vašeho připojení k internetu) vaše poznámky dá k dispozici.

Klient Evernote

Jedná se o velmi jednoduchou aplikaci, která jednoznačně připomíná Průzkumníka Windows. V levé horní části spravujete tzv. notebook, tedy složky, do kterých ukládáte jednotlivé poznámky. Složek můžete vytvořit kolik chcete, osobně jsem si vytvořil složky Inbox, Pracovní, Osobní a Temp. Pod sekcí Notebooks přiřazujete jednotlivým poznámkám štítky (již zmíněné tagy), prostřednictvím kterých můžete jednotlivé poznámky filtrovat.

V sekci Attributes je možné filtrovat poznámky dle datumu vytvoření, změny, obsahu a zdroje, odkud pocházejí. Vynikající funkcí je ukládání vlastních vyhledávání (Saved Searches).



Horní pás ikon zpřístupňuje funkce jako vytvoření nové poznámky (Note), zobrazení všech poznámek (All Notes), odeslání poznámky e-mailem (Email), vytištění poznámky (Print), štítkování poznámky (Tag) a smazání poznámky (Delete). Vpravo nahoře je pole pro vyhledávání v poznámkách; jakýkoli text do tohoto pole vložíte, klient Evernote se jej bude snažit vyhledat.

Poznámky, které vámi zadaný text obsahují, rychle vyfiltruje a přehledně je zobrazí. Pozor! Vynikající funkcí je i rozpoznávání písma v obrázcích. Například pokud jste si vyfotili jízdní řád na zastávce metra Chodov, stačí do vyhledávacího pole vepsat řetězec "metro", nebo "chodov" a Evernote se pomocí funkce Recognize (známé z OCR) bude snažit identifikovat i text v bitmapě. Vynikající a hlavně funkční! Do obrázku s velrybou jsem pokusně vepsal text "Velká ryba to je".

Obrázek jsem přidal do Evernote a pokusil se vyhledat řetezec "ryba". Výsledek? Úžasné. O klientovi Evernote a všech jeho funkcích by se daly popsat desítky stran. Základ byl však popsán, o dalších jeho kvalitách se můžete přesvědčit sami. Navnadím vás: spolupráce s MS Office? Export a import poznámek? Spolupráce s Google Earth? Jen do toho!

Placená verze vs. verze zdarma

Pokud se rozhodnete připustit si Evernote k tělu, buďte si jistí, že se návyk dostaví velmi rychle. Považuji za nutné vás v tento moment upozornit, že Evernote je možné používat ve dvou verzích. Placené a té zdarma. Jaké jsou rozdíly? Pro někoho je verze zdarma naprosto dostačující, pokud zvolí styl práce "zapiš, rychle zpracuj a poté vymaž".

Osobně jsem tomuto stylu práce s poznámkami, notickami a webovými výstřižky také podlehl. Prostě nechci data dlouho skladovat. Pro někoho jiného je tento styl možná nevhodný, nebo chce mít prostě vše a nadlouho hezky pohromadě. Potom se vyplatí pustit 45 dolarů z vaší platební karty ven (při dnešním kurzu kolem 14 Kč je to pakatel; 630 Kč ročně je něco přes 50 Kč měsíčně).

Důležité ovšem je, že Evernote je 100% funkční v obou verzích, liší se pouze objemem přenesených dat a počtem možných uložených položek různých typů.

Ať se již rozhodnete pro placenou, nebo free verzi, nikdy nepřijdete o možnost přistupovat k vašim poznámkám odkudkoli. Pár obrázků z prostředí iPhone uvádím níže. Na mobilu s operačním systémem Windows Mobile jsem však tuto aplikaci nezkoušel, protože Windows Mobile prostě ovládat neumím. Pokud někdo ano, rád bych slyšel o jeho zkušenostech. Podělte se prosím.

K čemu se dá Evernote použít?

Ke všemu, co nechcete zapomenout, resp. v jakési původní formě zachovat pro příští zpracování. Zapisování a pořizování poznámek může být (například) buď dlouhodobě necílené (zapíši si, co mě zajímá), resp. cílené, tedy například projektové (vyhledávám informace z jednoho oboru, oblasti a cíleně je posílám do Evernote). Napadají mě stovky příkladů využití Evernote, pro ilustraci jich zde několik rychle vysypu z rukávu:

• sběr dat (například k diplomové, bakalářské či maturitní práci ap.)
• internetová rešerše (například služeb českých portálů ap.)
• rychlé poznámky (například otevírací doby oblíbených obchodů, jízdní řády ap.)
• reportáž (například z tiskové konference, koncertu, schůze nebo jakékoli jiné akce ap.)
• zápisky (například se schůzek s obchodními partnery či kolegy z práce ap.)
  

Tak co. Líbí se vám myšlenka Evernote? Co říkáte na zpracování této služby? Dejte mi vědět v komentářích, co si o Evernote myslíte, zda tuto službu používáte, nebo zda třebas začnete, resp. zda znáte jinou, podobnou službu takovýchto kvalit.

Na okraj: když jsem dopisoval tento článek, napadlo mě ještě jedno využití Evernote. Ano, jsou to taháky. Představte si, že například iPhone a nějaký notebook jsou napojeny na jeden účet u Evernote. Pokud student s iPhonem vyfotí zadání písemky, uloží ho na server Evernote, jeho kamarád na koleji s inkriminovaným notebookem toto zadání uvidí, může s ním pracovat. Řešení pak uloží na server Evernote a... student v místnosti, kde se píše písemka použije iPhone k tomu, aby opět dostal jedničku! Pozor! Nenavádím k takovýmto taškařicím, jen mě prostě napadlo další využití. Tento stejný princip by mohli použít advokáti u soudu, obchodníci na jednáních atp. Hodně štěstí!