Nezahlcujte svou „paměť“
Jednou z možností je vzít si příklad ze samotného počítače, který má celý ten informační boom vlastně na svědomí. Počítač používá dva typy pamětí – rychlou paměť s omezenou kapacitou a dočasnou dobou uložení (v ní jsou uložena data pro aktuální práci) a pomalejší trvalou paměť s velkou kapacitou (např. pevný disk). Pokud výpočetní jednotka provádí činnost nad určitými daty, nakopíruje je na dočasné úložiště, odkud je pak může po použití bez problémů vymazat.
Obdobně, pokud chcete efektivně využít potenciál vašeho mozku, je zbytečné jej zahlcovat podružnými informacemi nepotřebnými pro řešení aktuálního úkolu. Namísto toho můžete použít stálé úložiště s velkou kapacitou, které je vám kdykoliv k dispozici. Tím stálým úložištěm je seznam úkolů a poznámek. A protože s papírovým kalendářem dnes již moc neobstojíte, nabízí se použít zajímavý softwarový organizer GeeTeeDee, s jehož pomocí můžete spravovat vaše plány a úkoly rychle a přehledně.
Tip: Abyste mohli výhod aplikace GeeTeeDee využít opravdu naplno, přečtěte si nejdříve, v čem vlastně metoda organizace GTD (Getting Things Done) spočívá.
Soustřeďte se na důležité, zbytek máte v seznamu
GeeTeeDee můžete stáhnout zde. Jeho základní myšlenkou je, jak již bylo řečeno, efektivní organizace informací, potažmo úkolů. Aplikace je proto okleštěna do co nejjednodušší podoby tak, aby se uživatel mohl soustředit opravdu jen na několik málo nezbytných funkcí a hlavní energii vložil do vlastní kreativní činnosti.
Grafické rozhraní je vpravdě velice prosté a účelné. Hlavní plochu (v pravé části) zabírá seznam úkolů. Po prvním spuštění vás uvítá několik předpřipravených aktivit, které vás mimo jiné blíže seznámí s programem a na závěr vás upozorní, že si nemáte zapomenout dát kávu.
Ovládací prvky najdete v dolní části okna. Vystačíte převážně se dvěma akcemi – vytvoření nového úkolu a editace již existujícího.
Kliknutím na tlačítko New se v seznamu úkolů vytvoří nový čtvereček symbolizující nový záznam, u nějž můžete zadat název (tj. text, který bude zobrazen v seznamu pro zběžnou orientaci), poznámky, kterými záznam upřesníte, a časový údaj ve formátu dd.mm.rrrr. K parametrům úkolu se můžete kdykoliv vrátit pomocí tlačítka Edit nebo dvojitým poklepáním na záznam.
Kliknutím na čtvereček označíte úkol jako splněný – klasicky jej „odfajfkujete“. Opakovaným kliknutím můžete zatržení zase zrušit.
Hlavně se v tom neztratit
Aby vás po čase nezahltily stohy splněných úkolů, můžete seznamy pročistit kliknutím na tlačítko Cleanup. Odfajfkované položky se pak přesunou do složky Completed (tu najdete v levém dolním rohu okna). Úkoly , které byly odstraněny úplně – tj. klávesou Delete – se přesunou do složky Trash (opět v levém dolním rohu okna). Úkoly vymazané ze složky Trash jsou ztraceny nenávratně.
Další zlepšení organizace úkolů nabízí možnost řazení do složek. Když kliknete pravým tlačítkem na volnou plochu ve sloupci pod základní složkou Inbox (pravá část okna), v kontextové nabídce se objeví jediná položka s názvem Add group. Přes ni se dostanete do dialogového okna pro vytvoření složky úkolů – zvolit můžete ikonu složky a její název.
Vytvořená složka se přidá do pravého sloupce, v něm pak můžete volit skupiny např. podle důležitosti nebo tématu úkolu. Úkoly lze navíc mezi složkami přenášet metodou drag-and-drop, tedy tak, že je myší přetáhnete z jedné složky do druhé.
Pokud vás projekt GeeTeeDee něčím zaujal, zpětnou vazbu můžete autorům poskytnout na oficiálních stránkách aplikace, kde máte možnost zanechat i nápady na další funkce rozšíření.
