Právě možnost pracovat v jednom programu jednoduše s různými formáty souborů je velkým přínosem programu. Ať už totiž použijete Microsoft Word nebo obyčejný Poznámkový blok, jste většinou limitováni právě tím, že jsou aplikace určeny především pro práci s textem a jejich rozhraní není pro jinou práci uzpůsobeno.
Blok na pozadí
Jakmile jednou spustíte aplikaci OneNote, bude se nadále spouštět na pozadí společně se startem operačního systému, její ikonu tak najdete vždy v systémové liště zcela vpravo dole. Ve výchozím nastavení je třeba na ikonu klepnout pravým tlačítkem myši a zvolit možnost Spustit aplikaci OneNote – tak se dostanete do hlavního okna programu, z něhož můžete vytvářet nové poznámky.
Jelikož program běží neustále na pozadí, není třeba nic ukládat (ostatně ikonu diskety nebo možnost Uložit byste hledali marně). K dispozici je pouze možnost Uložit jako, s jejíž pomocí můžete své poznámky exportovat do různých formátů.
Struktura dle libosti
Program předpokládá práci na různých projektech s různými prioritami a hierarchií úkolů, především z tohoto důvodu je jeho prostředí uzpůsobeno pro velmi rychlou navigaci. Nad hlavním oknem pro poznámky najdete záložky, které označují jednotlivé oddíly poznámkového bloku. Alternativně je možné se mezi těmito oddíly přepínat také v levém sloupci, kde jsou zobrazeny vertikálně.
Každý oddíl má svoje stránky, které můžete mít rozdělené například tematicky. Počet stránek není omezený a při jejich vytváření můžete volit několik úrovní vnoření. Pokud si například děláte výpisky z knihy, můžete mít jako pracovní oddíl název knihy, stránky pak budou značit jednotlivé kapitoly a podstránky budou obsahovat poznámky z dílčích částí kapitol dělených např. mezititulky.
Z výše uvedeného vyplývá, že ještě před samotným používáním programu OneNote je potřeba důkladně si promyslet strukturu poznámek, jejich dělení v závislosti na úkolech a také v závislosti na projektech. Strukturu lze naštěstí kdykoliv změnit, takže není problém cokoliv dodatečně upravovat.
Instantní zápisky
Hlavní výhodou programu OneNote je jeho neustálá dostupnost, potřebujete-li si cokoliv poznačit, postačí stisknout klávesovou zkratku Win+N. Ta otevře nové okénko pro poznámku, která se následně uloží do oddílu nezařazené poznámky – zde s ní lze dále pracovat, přesouvat ji, kopírovat, vkládat další text apod.
Každá poznámka v sobě může obsahovat různé formáty dokumentů. Pokud například někomu chcete v rámci poznámky sdělit, jakou barvu auta byste si představovali, stačí udělat výřez webové stránky a vložit jej přímo do těla poznámky. Pro tyto účely slouží zkratka Win+S, při jejím stisku zešedne obrazovka a můžete udělat výběr pro výřez. Po dokončení výběru vás čeká dialogové okno s dotazem na uložení výřezu
Výběr užitečných klávesových zkratek
Win+N – nová poznámka na okraj
Win+S – výřez obrazovky
Win+Shift+N – spuštění aplikace One Note, resp. otevření pracovního okna
Ctrl+Alt+D – ukotvení aplikace OneNote k pravé straně displeje
Alt+Shift+F – vložení aktuálního data a času do poznámky
Ctrl+T – vytvoření nového oddílu v poznámkovém bloku
Ctrl+Tab – přechod na další oddíl
