Každý úkol si přesně definujte, určete u něj prioritu a až potom si plánujte jeho realizaci. „Jestliže máte před sebou například trojici prioritních úkolů, které jsou stejně důležité a neodkladné, přiřaďte každému z nich různou známku jako ve škole – od jedné do pěti. To vám pomůže situaci zpřehlednit a správně se rozhodnout, čím začnete. Nehrozí vám, že budete chaoticky přebíhat od jednoho úkolu k druhému a ani jeden nedokončíte včas,“ radí Jan Dvořák.
2. Nekoncepční styl práce s poštou
Jestliže máte být v soustavném kontaktu s klienty či obchodními partnery, bohatě stačí, když budete poštu kontrolovat každých 15 minut. V opačném případě stačí nové e-maily sledovat každou hodinu. Zprávy, které lze vyřídit do dvou minut, vyřešte okamžitě. Ostatní si rozplánujte. Předmět zprávy vždy volte stručný, ale výstižný. V případě potřeby si k e-mailu dopište vlastní údaj, který vám usnadní jeho rychlé vyhledání i v budoucnu.
3. Surfování na internetu v pracovní době
Surfování na internetu je velký nepřítel pro efektivní práci. Stačí se věnovat jen 30 minut denně vašim přátelům na Facebooku a za měsíc jste přišli o 10 hodin. Internetové aktivity mějte pod kontrolou. Dopřávejte si je, jakmile máte splněny všechny klíčové úkoly.
4. Nepořádek na stole i pracovní ploše PC
Udržování pořádku na pracovním stole je důležité pro vaši koncentraci. Mnoho papírků s poznámkami nás spíše znervózňuje a pracovní úkony tak řešíme delší dobu. Úklidem si zorganizujete své myšlenky nejen na stole, ale také v hlavě. To samé udělejte s pracovní plochou vašeho počítače. Nepotřebných ikon se zbavte.
5. Chaotické ukládání souborů do počítače
Rychlé ukládání souborů do složek s nic neříkajícími názvy je častým žroutem času. Rovněž ukládání všech souborů do jedné složky není vhodné řešení. Ve změti písmenek vám bude časem dělat problém najít konkrétní soubor. Je dobré si vytvořit vlastní systém ukládání dat, v němž se neztratíte.
6. Podceňování zálohy důležitých dat
„Pozornost věnujte také zálohování důležitých dat, ať už se jedná o firemní poštu, tabulky, grafy, prezentace či veškeré soubory, s nimiž budete dříve nebo později znovu pracovat. Obnova ztracených nebo poškozených dat je časově náročná i pracná a v některých případech dokonce zhola nemožná,“ doplňuje Jan Dvořák z Gopasu.
Rada na závěr
Je dobré si uvědomit, které aktivity vás od práce zdržují nejvíce. Jak tvrdí Paretovo pravidlo, 20 % žroutů času způsobuje až 80 % ztrát našeho pracovního času. Proto analyzujte, které činnosti vás nejvíce brzdí, a snažte se je eliminovat. Odměnou pro vás budou lepší pracovní výsledky.
Zdroj: Gopas
ČLÁNKY DO MAILU