Do kalendáře v Outlooku se budou hodit české svátky. Datový balíček obsahuje: jmeniny, státní svátky, významné dny, ostatní svátky, mezinárodně připomínané dny (OSN) plus mezinárodní a světové dny. Při importování si můžete zvolit, které svátky se mají do kalendáře zapsat. Balíček byl připraven už před několika lety, ale obsahuje důležitá data až do roku 2011. Doplněk funguje v Outlooku XP a novějších verzích.
Starší Office na steroidech
Poslal vám někdo e-mailem dokument ve formátech Open XML (docx, xlsx, pptx) z Office 2007 nebo 2010 a my máte pouze starší verzi? Sada Microsoft Office Compatibility Pack vám dovolí pracovat s těmito soubory i ve starších Office 2000, XP a 2003. Dokumenty pak můžete nejen otevřít, ale také upravit, uložit a poslat zpět. Standardizovaný a otevřený formát Open XML už postupně nahrazuje starší binární dokumenty (doc, xls a ppt). Výhodou je jednoduchá struktura (v podstatě balík XML souborů v ZIPu), což se projeví na počtu aplikací třetích stran, které budou umět Open XML zpracovat (export dat z webu apod.). Však jste si určitě všimli, že už jej podporuje i WordPad ve Windows 7, o kterém jsme psali pár stránek nazpět.
Exportujte do PDF
Office 2010 už má v základu možnost ukládání do tiskových formátů PDF nebo XPS. S nimi máte jedinou jistotu, že druhá strana dostane přesně ten stejný výstup, jako jste vytvořili. V těle souboru se totiž nachází přesná definice formátování, obrázky, písma a také technologie pro ochranu dat. To aby nemohl soubor někdo změnit či kopírovat. Microsoft nabízí oficiální doplněk Uložit jako PDF nebo XPS jen pro Office 2007, který ale funguje ve všech aplikacích desktopové kanceláře.
Na stránkách firmy se však nachází katalog nástrojů třetích stran, se kterými můžete exportovat do PDF i ve starších verzích kancelářského balíčku. Většinou se jedná o virtuální tiskárny, jejichž výstupem není papír, ale vygenerovaný soubor. Výhodou je, že PDF vytvoříte ve všech aplikacích, které umí tisknout. Třeba přímo z webového prohlížeče.
Když chcete jen prohlížet
Ještě existuje jeden scénář. V e-mailové příloze najdete dokument z Office, ale kancelářský balík nainstalovaný nemáte. Alternativní programy nemusí zobrazit obsah stoprocentně, a pokud nechcete data dále upravovat, ale jen zobrazit nebo vytisknou, stačí vám k tomu prohlížeč. Word Viewer, Excel Viewer a PowerPoint Viewer jsou samostatný programy přímo od Microsoftu, který garantuje správný výstup. Zobrazí všechny možné historické formáty Office včetně nového Open XML. I když máš starší verzi Windows, všechny Viewery v sobě obsahují aktuální písma a další knihovny nutné pro běh nových dokumentů.
Dokumenty krásnější díky šablonám
Nejste si jisti, jak bude vypadat vaše prezentace, životopis nebo tabulka s finančními výsledky? Nepodceňujte význam šablon – připravených forem dokumentů, do kterých jen vložíte text, grafy a obrázky. Řada z vás určitě nemá estetické cítění od boha, ale zároveň musí výsledek vypadat reprezentativně. A to nejsou jen barvičky okolo, kýčovitý WordArt a patnáct různých fontů. Šablony jsou profesionálně vytvořené a vzorového návrhu se nemusíte bát použít.
Ve škole nebo na firemní poradě můžete překvapit a dodat důležitým údajům i hezký kabátek. Základní šablony se nacházejí přímo v Office, další soubory najdete na webových stránkách. Jsou dostupné pro všechny hlavní aplikace balíku MS Office: Access, Excel, Outlook, PowerPoint, Project, Publisher, Visio nebo Word. Abyste se v nich neztratili, jsou rozčleněny do několika kategorií podle použití a ten nejlepší návrh můžete vybrat podle toho, který nejvíce stahují nebo hodnotí ostatní uživatelé.
