Omezení úprav ve Wordu
Nejprve se přepněte na záložku Revize a poté ve skupině Zámek klepněte na ikonu Omezit úpravy. Pokud chcete omezit pouze možnost upravovat formátování, zatrhněte položku Omezit formátování stylů. Klepnutím na odkaz Nastavení pak můžete vybrat, kterých stylů se bude omezení týkat.
Chcete-li omezit úpravy obsahu dokumentu, zatrhněte položku Omezení úprav a následně z nabídky vyberte míru tohoto omezení (například omezení pouze na změny komentářů nebo či sledovaných změn). V části Výjimky pak můžete zvolit konkrétní uživatele, kterých se tato omezení nebudou týkat. Zámek dokumentu aplikujete klepnutím na tlačítko Použít zámek. V následujícím dialogu pak zadejte heslo pro tuto ochranu a klepněte na OK.
Omezení úprav v Excelu
Nastavení ochrany tabulkového sešitu je velmi podobné. Na kartě Revize ve skupině Změny klepněte na ikonu Zamknout list. V dalším dialogu vyberte akce, které budou uživatelům povoleny, přičemž ty ostatní jim budou umožněny až po zadání hesla. Zadejte heslo a po klepnutí na OK ho znova potvrďte. Vybrané změny nyní budou zakázány až do chvíle, než je povolíte pomocí tlačítka Odemknout list. Podobně můžete před úpravami uzamknout také celý sešit, a to prostřednictvím tlačítka Zamknout sešit.
Velmi praktická je také možnost výběru konkrétních buněk či oblastí, které bude možné měnit i po uzamčení listu či sešitu. K tomu příkaz Povolit uživatelům úpravy oblastí, prostřednictvím něhož můžete vybrat jednu či více takových oblastí. Lze přitom nastavit, aby i tyto úpravy mohli činit pouze uživatelé se znalostí předem určeného hesla.
Ochrana dokumentů pomocí hesla
Word i Excel nabízejí také možnost komplexnější ochrany dokumentu pomocí bezpečnostního hesla. Díky tomu můžete každému, kdo heslo nezná, aby si obsah dokumentu prohlížel. Nastavení hesla je přitom velmi jednoduché. V nabídce Soubor klepněte na příkaz Uložit jako a v následujícím dialogu pak v nabídce Nástroje zvolte Obecné možnosti.
V obou aplikacích můžete nastavit jak heslo omezující pouze úpravy, tak heslo omezující i prohlížení (tedy otevření dokumentu). V prvním případě bude moci každý dokument otevřít, ale bez hesla v něm neprovede žádné úpravy. Pokud omezíte heslem i prohlížení, nebude možné bez znalosti hesla dokument vůbec otevřít. Nastavení provedete klepnutím na OK a následně na tlačítko Uložit. Pamatujte však, že toho heslo nechrání před fyzickým smazáním dokumentu z disku.
Šifrování dokumentů
Pokud dokument obsahuje citlivá data, je možné jej pro zvýšení zabezpečení zašifrovat. V nabídce Soubor klepněte na položku Informace a následně v části Oprávnění na tlačítko Zamknout dokument. V nabídce zvolte příkaz Zašifrovat pomocí hesla. Zobrazí se dialog, ve kterém zadejte bezpečnostní heslo a potvrďte ho tlačítkem OK. Tuto možnost nabízí Word i Excel.
