Pokud jste ještě doposud žádnou ze služeb Windows Live nevyužili, klepněte na tlačítko Začněte teď, v průvodci zadejte svou e-mailovou adresu a postupujte podle dalších instrukcí k vytvoření účtu. Tento účet budete později moci použít k dalším službám Windows Live. Po jeho vytvoření se přihlaste.
Při použití Microsoft Office Live Workspace se nabízí srovnání s podobným webovým systémem pro správu a sdílení dokumentů, Google Docs. Zatímco konkurent Microsoftu nabízí skutečnou editaci dokumentů na webu a jejich případné stažení ve formátu pro Office (mimo jiných), tak Microsoft se ve svém Office Live omezuje pouze na vytváření jednoduchých seznamů, poznámek a úkolů.
Pokud chcete editovat skutečné dokumenty, musíte mít zakoupeny programy z MS Office a po instalaci příslušného doplňku si upravovaný soubor nejprve stáhnout do počítače. Je to poměrně nepohodlné - i proto si Google Docs zatím získal větší oblibu. To by se mohlo změnit s příchodem MS Office 14, které budou mít webové rozhraní a proslýchají i zprávy, že budou v nějaké verzi zdarma - sponzorované reklamou.
Pracovní prostory a dokumenty
Po přihlášení k Office Live Workspace si nejprve vytvořte nový pracovní prostor. Pracovní prostory si představte jako knihovny dokumentů, díky kterým můžete jednoduše oddělit například pracovní data od soukromých.
Na levé straně aplikace tedy klepněte na odkaz Nový pracovní prostor a ze zobrazené nabídky si vyberte jeden z nabízených typů, například Pracovní prostor pro domácnost. Po vytvoření zadejte jeho název a potvrďte jej klávesou Enter.
Mezi vytvořenými prostory se přepínáte na levé straně. Podle toho, který pracovní prostor klepnutím vyberete, zobrazí se dokumenty, které se v něm nachází, v hlavní části aplikace.
Tvorba nových dokumentů
Pokud vytvoříte jiný, než úplně prázdný prostor, pak do něj Office Live Workspace přidá několik vzorových dokumentů. V případě domácnosti to je nástěnka, seznam kontaktů, seznam potravin, různé události a seznam úkolů. Obsah prostoru není omezen, další typy dokumentů můžete přidat z nabídky Nový.
Všimněte si, jaké typy obsahu můžete do prostoru vkládat. Vedle seznamu potravin tak můžete připravit třeba seznam nutných oprav v tomto roce. Práce s jednotlivými typy dokumentů je snadná. Do editačního režimu se dostanete ze seznamu tak, že klepněte na název/odkaz dokumentu. U seznamů najdete tlačítka pro přidání dalšího řádku, u poznámek můžete psát jednoduché texty atd.
Sdílení dokumentů
Jakýkoli dokument, který ve svém pracovním prostoru vytvoříte, můžete sdílet s dalšími uživateli. Někteří do něj mohou psát vlastní záznamy, jiní si mohou dokument zobrazit jen v režimu pro čtení bez povolených úprav.
Přepněte se do pracovního prostoru, jehož obsah chcete sdílet, a v horní části aplikace klepněte na tlačítko Sdílet. Do políčka Editoři zadejte e-mailové adresy těch uživatelů, kteří budou oprávněni k úpravám. Uživatelé ze skupiny Čtenáři si budou moci dokumenty jen zobrazit. Doporučuji doplnit upozorňující zprávu, kde jim sdělíte, o co se jedná.
Nezapomeňte, že uživatelé se musí s danou e-mailovou adresou k webu nejprve přihlásit, jinak jim bude přístup zamítnut. Výjimkou by bylo, pokud byste nechali každého prohlížet bez přihlašování. Po klepnutí na tlačítko Odeslat bude zadaným uživatelům zaslána pozvánka s adresou, kde najdou vaše nasdílené dokumenty.
Seznam úkolů
Podívejme se podrobněji na jeden z typů dokumentu. Ve vytvořeném pracovním prostoru pro domácnost si rozklepněte Seznam úkolů domácnosti. Klepněte do prvního políčka a zadejte název úkolu. Zadejte jméno toho, komu je úkol určen, klepnutím do kalendáříku vyberte datum pro splnění a případně se rolovací lištou posuňte na další podrobnosti. Další záznam přidáte tlačítkem Vložit řádek.
Seznam lze různě třídit a filtrovat klepnutím na šipku vedle názvu v záhlaví jednotlivých sloupečků. Pro smazání na řádek klepněte a pak použijte tlačítko Odstranit. Pro návrat zpět do pracovního prostoru použijte tlačítka Uložit a poté Zavřít.
Provázanost na MS Office
V nabídce Nový najdete možnost vytvoření dokumentů z MS Office. Abyste tyto funkce odblokovali, klepněte v liště pracovního prostoru na tlačítko Nainstalovat službu Office Live Update. Stáhněte a spusťte instalační program a po jeho dokončení restartujte počítač. Poté se znovu přihlaste do Office Live Workspace, přepněte se do pracovního prostoru a pomocí nabídky Nový zkuste vytvořit třeba nový dokument ve Wordu.
Upravte jej a pro uložení (platí i pro jakýkoli jiný dokument v Office) použijte tlačítko Office a funkci Uložit na server služby Office Live. Klepněte na odkaz pro přihlášení k serveru, zadejte své údaje a v dialogu si poté vyberte složku s dokumenty v pracovním prostoru, do kterého chcete dokument uložit. Podobným způsobem lze dokumenty z webu otevírat.
Třídění do složek
Na webu Office Live Workspace můžete svoje dokumenty třídit i do složek, nemusíte se spokojit s pracovním prostorem, kde je vše umístěno bez dalšího rozdělení. Pomocí nabídky Nový vytvořte v pracovním prostoru novou složku a nezapomeňte ji pojmenovat. V aktuální verzi bohužel nefunguje přetahování položek myší. Dokumenty, které chcete do složky přesunout, tedy označte zatrhovátky na začátku řádku a klepněte na tlačítko Vyjmout. Klepnutím se přesuňte do vybrané složky a použijte tlačítko Vložit. Tímto způsobem dokumenty do složky přesunete.
Zaujal vás způsob práce a možnosti, které nabízí Microsoft Office Live Workspace? Dejte nám vědět do komentářů pod článkem.
