Jaké vybrat řešení na zpracování dokumentů? Nejlepší je samozřejmě to nejlepší!

Moderní systémy pro zpracování elektronických dokumentů a automatizaci firemních procesů konkrétně přispívají ke zrychlení a zjednodušení administrativy, zvýšení zabezpečení informací a snížení nákladů. Konica Minolta, jeden z předních dodavatelů dokumentových služeb v ČR, dokonce v nedávné době získala za svůj systém pro řízení dokumentů cenu za Byznys přínos v rámci nezávislé soutěže Případová studie roku.

Chybějící nástroj pro podporu procesního řízení zpomaloval rozvoj firmy

Absence řízeného elektronického oběhu dokumentů spolu s příslušným workflow nepříznivě ovlivňovala výkonnost společnosti TON, a. s. Konkrétně docházelo ke ztrátám faktur při schvalování více odděleními nebo také ke zpoždění ve schvalování v případech, kdy byl schvalovatel na služební cestě. Tato situace komplikovala život nejenom finančnímu oddělení, ale i běžným pracovníkům.

Neexistovalo ani společné úložiště veškerých informací o výrobcích nebo jejich dokumentaci. Data byla naopak evidována v různých adresářích a v rámci několika systémů. To samozřejmě znemožňovalo rychlé vyhledávání informací k jednotlivým fakturám, smlouvám a výrobkům. Chyběl vhodný software s uživatelsky přívětivým prostředím pro řízení projektů i úkolů s možností nastavování workflow (procesů). Podobně tomu bylo i s nástrojem pro komunikaci v rámci projektů, který by usnadňoval plnění úkolů, revize a spolupráci.

„Postrádali jsme možnost centrálního ukládání například obchodních smluv. Proto bylo vždy pracné a zdlouhavé získat přehled o aktuálním stavu aktivních smluv a vše předložit auditorovi ve smysluplné podobě. Mezi konkrétní důvody zavedení jednotného úložného místa a využití elektronického oběhu účetních dokladů patřilo zejména časté hledání dokumentů, které byly v klasickém ‚papírovém oběhu‘, výzvy dodavatelů k dodání opisu faktury, nemožnost odsouhlasit doklad ve chvíli, kdy se schvalovatel nacházel mimo firmu či potřeba aktuálního přehledu o dokladech zahraničních dceřiných společností,“ uvádí Tomáš Gadas, CIO společnosti TON, a. s.

Přístup k potřebným informacím kdykoli a odkudkoli

Společnost TON, a.s. měla jasnou představu o oblastech a procesech, které chtěla řešením DMS pokrýt. Základem celého řešení je platforma MS SharePoint Server, která slouží jako primární úložiště dokumentů a BPM technologie K2 blackpearl, jež zajišťuje formulářové, procesní, integrační a reportingové služby. Pro kombinaci těchto platforem se společnost rozhodla až na základě posouzení vlastností jednotlivých systémů.

„Výběrovému řízení na zavedení elektronického oběhu dokumentů jsme věnovali velkou pozornost. Celé řešení bylo poptáváno na základě předem definovaných požadavků od všech odborných útvarů. Jsme proto rádi, že se výběr podařil a že byly cíle projektu naplněny. V průběhu implementace se navíc ukázalo, že silný dodavatel se zázemím umí nabídnout i nadstandardní řešení v různých oblastech,“ dodává Tomáš Gadas.

Pro jednoduché a uživatelsky přívětivé pořizování dokladů do systému obsahuje celé řešení software určený k vytěžování dat – pro podporu automatizace zpracování přijatých faktur. Tento způsob nahradil ruční přepisování údajů do systému, podporuje zpracování elektronických faktur, zkrátil čas na vyřízení, snížil administrativní zátěž i chybovost zadávaných dat.

„Rozhodnutí pro platformu K2 blackpearl se ukázalo jako velice výhodné, přestože všichni ostatní dodavatelé ve výběrovém řízení nabízeli velmi rozšířené řešení jiného výrobce. O konečném výběru rozhodly reference, technické parametry produktu a možnosti jeho využití nejen v ČR, ale i ve světě,“ vysvětluje Tomáš Gadas.

Celý systém je přístupný přes webový prohlížeč, a nevyžaduje tedy žádnou instalaci na pracovních stanicích uživatelů. S tím souvisí i úspora nákladů za režii, údržbu a samotnou instalaci. Uživatelé mají navíc do systému operativní přístup, i když se nacházejí mimo firmu.

„Dnes naši IT specialisté sami pracují v prostředí K2, kde modelují procesy, formuláře a drobné agendy. IT oddělení s nadšením přivítalo, že se postupně v dodaném ekosystému realizují i další agendy na základě byznys požadavků jednotlivých oddělení společnosti. Díky platformě K2 si děláme menší úpravy systému sami a komplexnější požadavky pro nás řeší náš partner Konica Minolta, který má zkušený tým konzultantů,“ popisuje Tomáš Gadas.

Přínosy po zavedení

• Generální ředitel získal lepší přehled o všech projektech a aktivitách jednotlivých úseků. Zápisy z porady vedení jsou nahrazeny novou agendou v dodaném systému. V ní je možné vyhledávat informace prostřednictvím klíčových odkazů na dokumenty napříč firmou. Již neexistují data v nepřehledných složkách na serveru.
• IT oddělení si díky vybrané technologii K2 blackpearl dokázalo svépomocí zpracovat helpdesk požadavků na ICT, včetně workflow. Cena podobného řešení se přitom na trhu pohybuje až kolem 300 tisíc Kč.
• Došlo k zavedení moderního, uživatelsky přívětivého celopodnikového intranetu. Všechny úkoly se nyní nacházejí na jednom místě.
• Zkrátil se čas procesu zpracování přijatých účetních dokladů z průměrných 15 dnů na 3 dny.
• Výrazně se zjednodušila práce se sdílenými informacemi v rámci společnosti, což pracovníkům ušetřilo průměrně 15 minut denně, které strávili hledáním dokumentů.

• Za velmi podstatný přínos je také považováno to, že je zákazník schopen téměř všechny potřebné úpravy realizovat sám. Dodané platformy MS SharePoint a K2 blackpearl tvoří ucelené řešení, kde mohou jeho proškolení pracovníci rychle reagovat na požadavky koncových uživatelů. S konzultanty Konica Minolta zákazník realizuje pouze složitější požadavky.

 „Rádi jsme využili nabídek potenciálních dodavatelů navštívit referenční řešení. Získali jsme tak řadu důležitých informací pro vlastní implementaci a nakonec i díky těmto referencím jsme vybrali současného dodavatele. Dnes jsme již ve fázi ostrého provozu oběhu dokumentů a na základě práce jednotlivých uživatelů s tímto řešením vylepšujeme už jen detaily. Důvodem téměř 100% fungování hned od začátku je bezpochyby hlavně důkladná úvodní analýza, kterou doporučuju nepodcenit.“ Lenka Vaculíková, finanční manažerka společnosti TON, a. s

Historie firmy TON, a. s.

Vložit dřevo plné syté páry do formy, přiložit na něj kovovou pasnici, vysušit, zkompletovat. Ohýbaný nábytek vzniká v Bystřici pod Hostýnem stejnými technologickými postupy od roku 1861, kdy zde jeho produkci zahájil Michael Thonet. Po změně názvů a vlastnických struktur se tu od roku 1953 vyrábí pod značkou TON, která je samostatnou, ryze českou společností. Výrobky společnosti jsou distribuovány do více než 60 zemí světa. TON je nositelem ocenění Good Design, Red Dot Design Award, Interior Innovation Award, German Design Award, Nábytek roku a Czech Grand Design.