Základním zdrojem firemních informací jsou dokumenty.
Smlouvy, faktury či objednávky – právě zde lze najít všechny údaje, které jsou
třeba pro aktivní a efektivní komunikaci. Jako jedno z nejvhodnějších
propojení se proto nabízí provázání CRM systému s dokumentovým řešením.
Potenciálu tohoto spojení si všimla i Konica Minolta, která má jako tradiční
dodavatel tiskových řešení již mnohaletou zkušenost i se systémy pro
digitalizaci, vytěžování a správu firemních dokumentů. Nyní se proto zaměřila
na oblast CRM a vyvinula rozšíření systému MS Dynamics CRM, jenž nabízí celou
řadu výhod v rámci provázání s tiskovou infrastrukturou.
| Co se skrývá pod pojmem „vytěžování“ dokumentů?Jde o základní funkci systému pro zpracování dokumentů, která umožňuje pomocí skeneru převod údajů z papírové podoby do elektronické pro jejich další využití. Proces související s vytěžováním zahrnuje samotnou digitalizaci předem definovaných údajů v dokumentu a jejich následný import do dalších podnikových systémů – účetních, CRM a podobně. Možnost dále pracovat s informacemi, jako jsou například jména smluvních stran, částky, kontakty, nebo využití funkcí kontroly podpisů či splnění termínů, vede jednak k časovým úsporám souvisejícím s jindy náročným přepisem a zároveň k podpoře efektivních postupů v rámci celé společnosti. |
Nenechte se zmást
- CRM systémem není jen nástroj, který eviduje
adresy. - CRM systém neslouží pouze pro práci se
zákazníky.
Pokud jste mysleli, že ano, jsou vaše představy o CRM velmi
podhodnocené. Zjistíte, že CRM nabízí mnohem větší potenciál
k zefektivnění chodu vaší společnosti.
Hlavními přínosy opravdových CRM systémů je zejména zlepšení
spolupráce obchodu a marketingu, zjednodušení řízení obchodu a servisu a snížení
související administrativy. Díky tomu lze nejen dosáhnout ještě lepších
obchodních výsledků a zkvalitnění služeb, ale i lépe a předvídavěji cílit
marketingové kampaně bez nutnosti navyšování rozpočtu.
Jak to funguje –
teoreticky i prakticky?
Principem fungování je logické provázání interních informací
z firemních procesů (např. logistiky, účtárny, servisu, marketingu atp.)
s příslušnými údaji z trhu, jako jsou informace o konkurenci
z jednotlivých obchodních případů, vyhodnocování nových trendů, hodnocení
produktů a dodavatelů atd. Sběrem těchto informací ale práce CRM nekončí. Vše musí
umět také správně zanalyzovat a následně přehledně poskytnout uživateli.
Systém tedy umožňuje digitálně zaznamenat celý „sales
proces“ od prvního kontaktu se zákazníkem přes obchodní aktivity, úkoly a
termíny až po servis. Stejně tak je systém možné rozšířit o nejrůznější doplňky
a nástavby. Praktickým příkladem doplňku je využití systému pro automatické
uložení kontaktů z naskenované vizitky přímo do paměti telefonu
zákazníka.
Další přínosy CRM
| Kdo a kde jej může využít?Microsoft Dynamics CRM je k dispozici i v cloudové variantě, a je tedy dostupný i pro zájemce z řad malých a středních firem, které nedisponují finančními prostředky pro pořízení často náročných řešení. Stačí nainstalovat aplikaci CRM na tablet, PC či mobilní telefon a po aktivaci má zákazník okamžitý přístup do celého systému mimo jeho infrastrukturu. CRM pomáhá především v oblastech obchodu, |
Dalším úkolem CRM systému je snížení administrativy. Cílem je, aby uživatelé
měli vždy k dispozici ty nejaktuálnější informace a nemuseli se zdržovat
jejich složitým vyhledáváním a propojováním z různých firemních oblastí.
Základem takového fungování je přitom vkládání příslušných údajů do systému
s minimálním zpožděním. A právě v tomto případě se nejvíce projeví
přínosy provázání CRM s tiskovým řešením. Informace obsažené
v dokumentech jsou totiž po jejich naskenování vytěženy a uloženy do
příslušných adresářů. CRM systém a jeho uživatelé je tak mají k dispozici
neprodleně po zdigitalizování dokumentu na multifunkčním tiskovém zařízení.
Potřebné údaje lze samozřejmě stejně jednoduše a automaticky získat i z
elektronických dokumentů (například formátu PDF) a ušetřit tak čas dříve nutný
na přepisování dat.
Při výběru nezapomeňte
na…
Při výběru správného CRM řešení byste měli dbát také na
podporu mobility uživatelů. Ideální systém by měl být dostupný jako aplikace
nejen na PC, ale i na mobilních telefonech a tabletech (min. 3 největších
systémů Apple iOS, Android a Windows). Tím zajistíte, aby obchodník, nákupčí či
pracovník servisu měli vždy k dispozici všechny informace právě tam, kde
je potřebují. Zároveň jim to umožní do systému nová data okamžitě zadávat,
například hned po ukončení schůzky, telefonátu, servisního zásahu atd.
