Taje a záhady e-mailových služeb

Skrývá před vámi elektronická pošta stále mnoho tajemství, kvůli kterým jste často v rozpacích a nevíte si rady? E-mail patří mezi nejjednodušší internetové nástroje a ani jeho nastavení, byť může na první pohled vypadat komplikovaně, není nijak záludné.

E-mailová adresa

Aby zpráva našla svého adresáta, je třeba zadat správnou e-mailovou adresu, podobně jako napíšete adresu na běžný dopis. E-mailová adresa se v podstatě skládá ze dvou částí. Před zavináčem je zpravidla unikátní označení adresáta (tedy obvykle jméno a příjmení či přezdívka), za zavináčem pak název služby, na níž je e-mail provozován. To, že jde o e-mailovou adresu, poznáte na první pohled právě díky znaku zavináče.

E-mailové zprávy můžete posílat jak uživatelům používajícím stejnou e-mailovou službu, tak také na adresy jiných služeb. Máte-li například e-mail s koncovkou @seznam.cz, není odeslání zprávy uživateli s e-mailem @gmail.com žádný problém.

Špatná adresa

Při zadání špatné adresy, třeba i z důvodu překlepu, mohou po odeslání nastat dva případy. Buď chybnou adresu vlastní jiný uživatel, který e-mail obdrží. To je ta horší varianta - nebudete totiž upozorněni na to, že e-mail nebyl doručen správnému adresátovi (pokud se špatný adresát sám neozve), navíc se mohou do nepravých rukou dostat důvěrné informace.

Ve druhém případě, tedy když chybnou adresu nikdo nepoužívá, byste měli na odeslaný e-mail obdržet odpověď. Ta však nepřijde od adresáta, ale z univerzální adresy provozovatele e-mailové schránky. Tento e-mail obsahuje informace o nemožnosti doručit zprávu, včetně přesného popisu problému. Zpráva o nedoručení obsahuje také adresu, na kterou jste se e-mail pokoušeli odeslat - můžete ji proto rychle zkontrolovat a zjistit, jestli jste neudělali překlep.

Dalším problémem může být použití diakritiky. E-mailové adresy totiž české znaky obsahovat nesmí. Pokud by vás tedy napadlo napsat Jan.Novák@seznam.cz namísto Jan.Novak@seznam.cz, e-mail nebude doručen. Naopak co se týče velkých a malých písmen, v tomto ohledu si hlavu lámat nemusíte. Z praktického hlediska je totiž úplně jedno, jestli použijete velká či malá písmena. Jan.Novak@gmail.com, jan.novak@gmail.com či JAN.NOVAK@GMAIL.COM jsou identické adresy a ať použijete jakékoliv kombinace malých a velkých znaků, zpráva vždy dorazí.

Jestliže e-mail nelze doručit, přestože je adresa správná, může být na vině buď chyba na straně příjemce (pak vyzkoušejte zprávu znovu odeslat za pár hodin), nebo zaplněná schránka příjemce (o čemž budete informováni e-mailem, který vám přijde v zápětí po odeslání zprávy). V případě přeplněné kapacity ve schránce musíte počkat, než uživatel místo uvolní. Ten však o tomto problému nemusí mít ani tušení, v takovém případě je proto vhodnější příjemce kontaktovat jiným způsobem. Dnes však většina služeb nabízí dostatečně velký prostor, který problém plné schránky v podstatě eliminuje.

O zadání špatné adresy budete informováni automaticky

Formátování zprávy

Možná jste si někdy všimli, že některé e-maily chodí pěkně formátované, s obrázky a dalšími grafickými prvky a někteří uživatelé naopak používají jen prostý text. To díky tomu, že e-mailová zpráva může mít dva různé formáty - tzv. prostý text a HTML.

První jmenovaný obsahuje pouze čistý text, bez jakéhokoliv formátování, bez tučného písma, kurzívy, nadpisů, barvy písma či obrázků přímo v textu. Z technického hlediska je nejjednodušší, u těchto e-mailů se tak prakticky nesetkáte s žádnými potížemi. Obecně lze tento formát doporučit pro běžnou komunikaci, v níž formátování textu využívat nepotřebujete.

Pokud však chcete vytvořit formátovaný e-mail, obsahující například i vložené obrázky a zvýrazněný text, využijte formát HTML. Ani u těchto zpráv by při doručení nemělo docházet k žádným problémům, některé e-mailové služby ale ve výchozím nastavení blokují obrázky a příjemce si je musí zobrazit až klepnutím na speciální odkaz. V takovém případě by pak mohl být e-mail špatně čitelný a jeho formátování rozhozené. Pamatujte navíc na to, že zbytečně pestrobarevný e-mail občas způsobí více škody než užitku a zejména u formální komunikace nepůsobí příliš dobře.

Kde však nastavení formátu najít? Jestliže používáte e-mail na serveru Seznam.cz, klepněte pro aktivaci HTML formátování na tlačítko Zapnout HTML editor, u Gmailu zase klepněte na Formátovaný text pro aktivaci HTML formátu, popřípadě na Prostý text pro návrat do prostého textu. Následně můžete text upravit dle dostupných nástrojů, podobně jako třeba při práci ve Wordu.

Jestliže na správu pošty používáte program, kupříkladu Mozilla Thunderbird, najdete nastavení v nabídce Možnosti | Formát při psaní zprávy. Každý nástroj má bohužel toto nastavení dostupné na jiném místě, některé jednodušší jej navíc nenabízejí vůbec. Pozitivní zprávou však je, že dnešní nástroje většinou zkombinují oba typy, aniž byste museli cokoliv měnit - zpráva se tak korektně zobrazí ve většině případů.

Takto by formální e-mail rozhodně vypadat neměl

Kódování zprávy

Zejména u desktopových e-mailových klientů, jako je Microsoft Office Outlook nebo Mozilla Thunderbird je k dispozici i nastavení kódování (někdy označováno také jako znaková sada). Její správná volba zajistí, že se netypické znaky, což jsou v češtině například znaky s háčky a čárkami, ve zprávě zobrazí korektně.

Kódování činilo problém zejména v minulosti, kdy se při špatném nastavení kódování buď zobrazily nesmyslné znaky, obdélníčky či otazníky. Mnoho uživatelů proto raději psalo zcela bez diakritiky, což je dnes s ohledem na český jazyk často kritizováno. Dnes se však volba nastavení kódování zpravidla děje automaticky a většina nástrojů si s kódováním poradí bez vašeho zásahu. Proto se také není třeba omezovat a české znaky můžete bez obav používat. Jestliže budete někdy přímo dotázáni, jakou znakovou sadu použít, volte UTF-8 (někdy označována jako Unicode), která dokáže zpracovat téměř jakékoliv znaky, a tvoří tak dnes jakýsi standard.

Špatná znaková sada dokáže z e-mailu uděat rozsypaný čaj

Ochrana proti nevyžádané poště

Jedním z největších problémů e-mailu je spam, tedy nevyžádaná pošta. Pro mnohé je to alarmující zjištění, ale spam dnes bohužel tvoří asi 90 % všech odeslaných e-mailových zpráv na světě. Téměř všichni provozovatelé e-mailu proto používají nástroje pro ochranu před těmito zprávami. Vhodnější je však spamu předejít už v počátku.

Internetové stránky pravidelně pročesávají automatické programy hledající nové adresy, na které by spam mohl být odesílán. Je proto vhodné omezit viditelnost vaší adresy na minimum - snažte se adresu na různých stránkách, fórech a podobně neuvádět, pokud to není nutné. Pokud už adresu uvést musíte, zkuste ji přepsat do formy bez znaku zavináče, podle nějž roboti vyhledávající e-mailové adresy rozpoznají e-mail. Namísto jan.novak@seznam.cz tak napište např. jan(tečka)novak(zavináč)seznam(tečka)cz.

Nevyžádaná pošta patří do složky Spam

Velikost přílohy

Kromě textu lze e-mail použít i pro přenos dokumentů, obrázků a dalších souborů ve formě přílohy. Souhrnná velikost je však omezená, měli byste se proto držet určitých pravidel. E-mailová příloha by nikdy neměla být větší jak 10 MB, některé služby sice nabízejí více, pak ale nemáte jistotu, že zpráva dorazí v pořádku.

Odeslání několika dokumentů, či pár obrázků nebo fotografií e-mailem je v pořádku, pokud však velikost zprávy i s přílohami překročí 10 MB či více, použijte speciálních služeb pro ukládání souborů (např. na adrese www.uschovna.cz). Vhodné je takovou službu použít i v případě, kdy stejné soubory sdílíte s větším množstvím lidí. Pokud chcete známým rozeslat fotky dovolené a podobně, existuje ještě lepší způsob - služby pro sdílení fotografií, kupříkladu Webová alba programu Picasa či Rajče (více o nahrávání fotografií na www.rajce.net najdete na straně 22). Pro sdílení videozáznamů se zase lépe hodí služba YouTube.com.

Úschovna nabízí zasílání příloh s velikostí až 100 MB