Microsoft To-Do: výborný nástroj pro organizaci volného času vystupuje ze stínu

Poprvé za dlouhou dobu mám pocit, že Microsoft pochopil, že mít na jeden typ úlohy několik různých řešení je matoucí. Svůj mladý nástroj pro správu úloh a organizaci času začal propojovat s dalšími svými produkty. Pamatujete, jak spolu produkty jedné firmy nekomunikovaly?

Konsolidace různých řešení pro úlohy je jedním z důvodů, proč by vás To-Do mělo zajímat. Nástroj byl poprvé představen v dubnu 2017. Tehdy byl velice jednoduchý, což mnozí kritizovali – Microsoft před třemi roky koupil Wunderlist, který chce novým produktem nahradit. Jenže to ze začátku nebylo možné, roky osvědčený Wunderlist nabízel více funkcí.

Kromě konsolidace však Microsoft rozjel vývoj a To-Do v posledních měsících získal řadu funkcí. Za dalších pár měsíců při troše štěstí budeme hovořit o nejlepším produktu ve své kategorii. Mnoho z vás nicméně jistě uspokojí už dnes. Co nabízí?

Složky pro seznamy To-Do nenabízí, možnost přidávat kroky k úkolům ano

Podpora platforem a integrace s různými produkty

Kromě integrace s různými jinými produkty platí, že Microsoft podporuje všechny důležité platformy. Samostatné klienty poskytuje pro Windows 10, Android a iOS. Pokud máte jiný systém, oceníte, že existuje rovněž samostatná webová verze, naleznete ji na adrese todo.microsoft.com. Klient pro macOS je v přípravě.

Webová verze skoro odpovídá klientu, který můžete získat pro Windows 10. Mimochodem, o tom, jak se stírá rozdíl mezi webovými a nativními aplikacemi, už byla nedávno řeč v souvislosti se Skypem. Pár malých rozdílů najdeme, např. na webu nelze seznamům přiřazovat symboly pomocí nabídky. Celkově však webová verze není žádnou hanbou.

Webový klient svádí vyrovnaný boj s desktopovým klientem

V posledních měsících pak bylo To-Do integrováno do těchto produktů, případně v těchto produktech integrace probíhá:

• Outlook.com,
• Outlook 365,
• Pošta a kalendář pro Windows 10,
• Microsoft Launcher,
• Skype,
• Cortana (která v Česku ovšem nefunguje).

Z integrace bych vypíchl, že ve Skypu vybraný text v konverzaci rovnou přidáte do To-Do jako úlohu. (V kontextové nabídce vybrané zprávy zvolte Vytvoření úkolu.) Rovněž v něm můžete spravovat všechny své seznamy úloh. Outlook by měl brzy nabídnou tvorbu úloh z e-mailů a umožní přetvářet úlohy v položky v kalendáři. Ale pojďme zpět do přítomnosti.

Chytré seznamy a možnosti úloh

V portfoliu Microsoftu se v průběhu času usadilo více řešení, která vám pomohou s organizací času, každé je však jiné. Sticky Notes slouží pro rychlé uložení krátké poznámky, OneNote přichází vhod v případech, kdy požadujete nástroj pro vedení rozsáhlých poznámek. Sice v něm vytvoříte i obyčejné odškrtávací seznamy, pokud však více funkcí nevyužijete, dalo by se použít přirovnání k tomu, že proti mouše vytahujete dělo.

Odškrtávací seznamy úloh jsou to jediné, co To-Do zná. Neznamená to, že pokrývá triviální úlohu, naopak je výzva, vytvořit skutečně efektivní nástroj. Seznamy v To-Do tvoříte ručně, k dispozici jsou ale také automatické seznamy. Ty pracují s možnostmi týkajícími se konkrétních úloh. Úloze totiž můžete mj. přiřadit vyšší prioritu a nastavit datum splnění.

Integrace s jinými produkty To-Do jedině posiluje

Úkol s vyšší prioritou se objeví jak ve vašem seznamu, tak v automatickém seznamu Důležité úkoly. Podobně si můžete procházet Plánované úkoly. Automatické seznamy tedy zobrazí relevantní úkoly z jiných seznamů a jejich obsah se dynamicky mění. Každý seznam pak můžete různě řadit podle toho, jak to vyhovuje vám (podle abecedy, důležitosti, termínu dokončení atd.). Pokud chcete, dokončené úkoly se budou rovnou skrývat.

Kromě termínů splnění nebo vyšší priority úkoly mohou být opakovány. Nastavíte si rovněž připomenutí – úkol pak můžete označit za dostupný rovnou z oznámení, pokud to ovšem daná platforma podporuje. Nechybí ani poznámky, jiní zase využijí přidávání jednotlivých kroků k úlohám. Tím To-Do vynahrazuje absenci seskupování seznamů úkolů, resp. řazení do složek.

Produktivita a Můj den

Pro potřeby plánovaní je zřejmě nejstěžejnější automatický seznam s názvem Můj den. Projevuje se jako ochotný pomocník – každý den vám automaticky nabídne, abyste jej zaplnili úlohami, které byste v daný den rádi dokončili. Úlohy se v něm tedy nikdy neobjeví samy od sebe – a někteří by si takovou funkci přáli.

Tip: K úlohám můžete připisovat hashtagy. Jedná se tak o formu seskupování úkolů, které přitom můžete mít rozmístěné v různých seznamech. Klepnutím na hashtag se zobrazí všechny položky označené tímto štítkem.

Proč by se na takovém seznamu ostatně neměly objevovat minimálně úkoly, kde je termín splnění zvolený na právě probíhající den? Návrhy pro Můj den pak To-Do prioritizuje primárně podle data splnění. To mi připadá zcela logické. Do přehledu s návrhy se kdykoli vrátíte klepnutím na symbol rozsvícené žárovky.

Další drobnosti a závěrečné shrnutí

Své úkoly přirozeně můžete i prohledávat psaním. Dále můžete seznamy sdílet s jinými lidmi, což je pro použití v rámci týmů prakticky nezbytná součást. Za příjemně účelné považuji grafické zpracování aplikací.

Kladně hodnotím rovněž ovládání gesty na dotekových obrazovkách, kde můžete úlohy posouvat do stran, čímž je buď rychle přidáte do zobrazení Můj den, nebo odstraníte. Na tabletech s Windows dokonce úlohy přidáte ručním psaním.

V posledních měsících aplikace To-Do získaly podporu tmavého režimu zobrazení, některé klienty dovedou skrývat prázdné automatické seznamy. Aktuálně Redmondští chystají podporu pro přidávání příloh k úlohám, složky pro seznamy zvažují.

Zápory již naznačeny byly. Klienty nezískávají vždy všechny funkce ve stejný čas, nakonec se ale dorovnají. Z maličkostí lze vypíchnout prázdný jump list ve Windows 10. Především však těm náročnějším může chybět možnost vytvářet celé složky pro seznamy – můžete však aspoň přidávat podúkoly. V jednoduchosti je nakonec síla a z mého pohledu dnes To-Do nabízí vyvážený mix.